Die Veranstaltung

Sind die Anmeldungen zu einer Veranstaltung mithilfe eines Online-Anmeldeformulars geplant? Sollen die Teilnehmenden Namensschilder tragen? Möchte die Hochschule in den Veranstaltungsräumen Foto-/Film- und/oder Tonaufnahmen anfertigen? Und soll gegebenenfalls im Nachgang ein Veranstaltungsverteiler angelegt werden? All das sind einzelne Prozesse, bei denen der Datenschutz berücksichtigt werden muss.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten sind nur zulässig, wenn es hierfür eine Rechtsgrundlage gibt. Bei dem Erheben und Verarbeiten von Anmeldedaten, dem Tragen von Namensschildern und/oder bei dem Anfertigen von Foto- bzw. Filmaufnahmen können unterschiedliche Rechtsgrundlagen in Betracht gezogen werden. Das Gleiche gilt auch für das Informieren über zukünftige Veranstaltungen. Eine Rechtsgrundlage kann sich aus einer gesetzlichen Regelung oder aber aus einer Einwilligung ergeben. Öffentliche Hochschulen können sich regelmäßig auf eine gesetzliche Rechtsgrundlage aus dem Landesdatenschutzgesetz oder dem Landeshochschulgesetz stützen (Art. 6 Abs. 1 lit.e und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit HmbDSG oder HmbHG in Verbindung mit einer entsprechenden Satzung/Ordnung der jeweiligen Hochschule). Voraussetzung ist allerdings, die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde. Des Weiteren kann die Verarbeitung personenbezogener Daten auch zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich und somit rechtmäßig sein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Steht hingegen keine gesetzliche Verarbeitungsbefugnis zur Verfügung, kann als Rechtsgrundlage nur eine Einwilligung in Betracht kommen.

Tipp: Denkbar ist, dass sich für bestimmte Zwecke oder Daten eine Rechtsgrundlage bereits aus dem Gesetz ergibt und für einen weiteren Verwendungszweck bzw. andere Daten eine Einwilligung einzuholen ist. In diesem Fall muss nach Verwendungszweck oder zwischen den Daten unterschieden werden. Sprechen Sie gerne uns oder der/die Datenschutzkoordinator*in der Hochschule an, wir helfen gern weiter.

Wenn im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung ein Anmeldeformular verwendet wird, egal ob digital oder physisch, muss über den Umfang der Verarbeitung der personenbezogenen Daten informiert werden. Das gilt zum Beispiel auch für Foto-/Filmaufnahmen, die während einer Veranstaltung durch die Hochschule getätigt werden. Auch hier gilt der Transparenzgrundsatz: Die an der Veranstaltung teilnehmenden Personen müssen über die Aufnahmen und deren anschließende Verwendung rechtzeitig informiert werden. Möchte die Hochschule im Nachgang über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail informieren? Auch hier muss über den Umfang der Verarbeitung informiert werden.

Tipp: Wir helfen bei der Erstellung und Umsetzung einer Datenschutzinformation im Rahmen einer Veranstaltung. Unter den Punkten Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung einer Veranstaltung sind unter "Umsetzung der Informationspflichten" Realisierungsvorschläge zu finden.

Bereits bei der Anmeldung oder Registrierung zu einer Veranstaltung werden personbezogene Daten erhoben und somit verarbeitet. Genau an dieser Stelle muss spätestens über den Umfang der Datenverarbeitung im Rahmen des Anmeldeprozesses informiert werden.

Rechtsgrundlage: An dieser Stelle muss der Anmeldeprozess als auch die weiteren Datenverarbeitungen im Rahmen einer Anmeldung einzeln betrachtet werden: Für die Anmeldung, also für die Erhebung der eigentlichen Anmeldedaten, wird als Rechtsgrundlage, sofern es sich bei der Durchführung der Veranstaltung um die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse handelt, Art. 6 Absatz 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Absatz 3 DSGVO in Verbindung mit dem HmbDSG in Verbindung mit dem HmbHG herangezogen. Sofern es sich um eine nicht-universitäre Veranstaltung handeln sollte, kann sich die Legitimation zur Verarbeitung eventuell auf die Pflicht der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO) stützen oder aber doch auf eine Einwilligung. Hier bedarf es stehts einer Einzelfallbetrachtung.

Ist geplant, eine Teilnahmeliste auszulegen oder bereitzustellen oder diese gar vorab per E-Mail den Teilnehmenden zuzusenden, benötigt die Hochschule eine Rechtsgrundlage.

Rechtsgrundlage: Alle Angaben, die im Anmeldeprozess keine Pflichtangaben sind, bzw. die nicht zwingend notwendig sind, damit die Hochschule ihrer öffentlichen Aufgabe als Hochschule nachkommen kann, können sich nur auf eine Einwilligung, Art. 6 Absatz 1 lit. a DSGVO, stützen. Die Einwillgungen in weitere Verarbeitungstätigkeiten können die teilnehmenden Personen beispielsweise vorab im Anmeldeverfahren mittels einer Checkbox geben.

Im Rahmen einer Anmeldung gibt es im Hinblick auf die Informationspflichten unterschiedliche Situationen:

1. Werden Einladungen an bereits vorhandene, zweckbestimmte Kontaktdaten versendet (ohne Bitte um Rückantwort) so besteht nicht zwingend eine Informationspflicht.  
2. Bittet die Hochschule im Rahmen einer Einladung um eine Rückantwort, kommt es zu einer Erhebung personenbezogener Daten und die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO sind zu erfüllen. Hier sind zwei Wege denkbar, der Informationspflicht rechtzeitig nachzukommen: Entweder werden den Betroffenen ein vollständig ausgefülltes Informationsblatt zur Verfügung gestellt oder man nutzt den sogenannten erlaubten Medienbruch. Der Medienbruch bedeutet, dass dem Betroffenen die Grundinformationen, die in Art. 13 Abs. 1 bzw. Art. 14 Abs. 1 DSGVO aufgeführt sind, direkt auf dem Dokument (z.B. Einladung oder auf der Veranstaltungsseite im Anmeldevorgang) mitgeteilt werden. Im Übrigen ist ein Verweis auf die Veröffentlichung dieser Grundinformationen und auf die weiteren Informationen (die Pflichtangaben nach Art. 13 Abs. 2 bzw. Art 14 Abs.2 DSGVO) auf einer Webseite möglich.
3. Wünschen Personen, in eine Verteilerliste aufgenommen zu werden, um zukünftig über Veranstaltungen rechtzeitig informiert zu werden (zum Beispiel in Form eines Newsletters)  muss ebenfalls eine ordnungsgemäße Information nach Art. 13 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO sichergestellt werden.

Fotos von Hochschulmitarbeiter*innen oder Studierenden für die hochschuleigene Webseite veröffentlichen? Gruppenbilder zur Veranschaulichung von Projekten oder Forschungsvorhaben? Immer wieder werden Fotos von Kolleg*innen gemacht. Sei es ein Portrait-Foto für die Website oder ein Gruppenfoto zur Präsentation, solche Fotos sind dann automatisch weltweit im Internet zugänglich.

Sofern keine Einwilligung der auf dem Foto abgelichteten Person/en vorliegt, ist diese Anfertigung als auch die Veröffentlichung solcher Fotos unrechtmäßig. Die betroffenen Personen haben dann u.a. einen Anspruch auf Löschungödieser Fotos.

Rechtsgrundlage: Eine gesetzliche Rechtsgrundlage ist in diesem Fall nicht anwendbar, so dass die Anfertigung als auch die Veröffentlichung auf die Einwilligung gestützt werden muss. Fragen Sie die Kollegen bitte immer vorher, ob sie der Erstellung eines Bildes zustimmen. Eine Einwilligung muss nicht zwingend schriftlich erteilt werden, dies kann aber im Streitfall sinnvoll sein (eine einfache E-Mail kann hierfür eventuell ausreichen).

Eine Ausnahme bilden Fotos von Personen, die in Ausübung ihrer öffentlichen Funktion veröffentlicht werden.

Eine Hochschule hat im Rahmen ihrer Aufgabe, die in HmbHG verankert ist, die Aufgabe, die Öffentlichkeit über bestimmte Vorhaben zu informieren. An dieser Stelle kann somit eine gesetzliche Ermächtigung als Rechtsgrundlage für die Foto-/Filmaufnahmen stehen.

Rechtsgrundlage: Sofern Situationsaufnahmen gemacht werden, die die Stimmung einer Veranstaltung wiedergeben sollen und zum Zwecke der Berichterstattung genutzt werden, stehen zum Beispiel das Herstellen von Fotoaufnahmen nichts im Wege. Allerdings ist die gesetzliche Rechtsgrundlage nicht ausufernd zu betrachten sondern – sofern Foto-/Videoaufnahmen auf einer Veranstaltung durchgeführt werden sollen, muss auch hier immer der Einzelfall betrachtet werden. Besondere Vorsicht ist vor allem bei Einzelaufnahmen von Personen oder kleineren Personengruppen walten zu lassen. Hier ist es ratsam, mittels einer Einwilligung die Aufnahme und spätere Verwendung abzusichern.

Eine Einwilligung muss auch hier nicht zwingend schriftlich erfolgen. Die DSGVO ermöglicht es, die Einwilligung elektronisch, mündlich oder sogar konkludent (z.B. durch Posieren oder Lächeln in die Kamera) abzugeben. Jedoch muss der Verantwortliche für den Fall, dass die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ferner hat der Verantwortliche die betroffene Person vor Abgabe der Einwilligung darauf hinzuweisen, dass sie das Recht hat, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bei Minderjährigen ist es erforderlich, dass die Einwilligung von den Erziehungsberechtigten erteilt wird.

Fotografien, die „durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“ (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) gemacht werden (sog. Haushaltsausnahme) fallen nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Hiervon sind z.B. Fotos erfasst, die für die eigene Erinnerung auf einer Familienfeier oder auch einer Schulveranstaltung gemacht werden. Dennoch sollte man die Persönlichkeitsrechte Dritter beachten, und private Bilder auf denen andere Personen zu sehen sind, nicht nutzen (z.B. in sozialen Medien veröffentlichen).

Um den Pflichten gemäß der DSGVO gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bereits bei der Ankündigung der Veranstaltung (Hinweis auf Einladungen und auf der Webseite, oder Hinweis in Programmheften) bereits folgenden Hinweis zu vermerken: „Bitte beachten Sie: Während der Veranstaltung werden von der Universität Fotos und Filme zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit gemacht.“ Auf der Veranstaltung selbst sollte die Hochschule mit Aufstellern und/oder Aushängen auf die Foto-/Filmaufnahmen hinweisen. Diese sollen gut sichtbar und durch den Teilnehmenden schnell zu erfassen sein. Die ersten Informationen können sich auf das notwendigste Beschränken (Medienbruch) und mit einem zusätzlichen Verweis auf die ausführlichen Datenschutzhinweise abschließen. Diese können online oder auf einem separaten Aushang erfolgen. Die fotografierende Person sollte gut sichtbar sein, zum Beispiel mit einer Weste auf der "Presse" vermerkt ist.