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Die Veranstaltung

Konferenzen, Absolvent*Innenfeier, Kinder-Uni und vieles mehr – es ist nicht leicht, im Veranstaltungsprogramm einer Hochschule den Überblick zu behalten. Schon gar nicht, wenn auch an dieser Stelle der Datenschutz beachtet werden muss.

Veranstaltungen an einer Hochschule

An einer Hochschule gibt es unterschiedliche Veranstaltungen. Neben Veranstaltungen, die den regulären Hochschulbetrieb betreffen, wie Vorlesungen, Übungen, Seminaren oder auch Exkursionen, kann es auch zu Veranstaltungen kommen, die jenseits des regulären Hochschulbetriebs stattfinden, wie etwa eine Tagung, einen Workshop oder eine Jubiläumsfeier. Beide Arten haben eins gemeinsam: Sofern Personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen die Grundlagen des Datenschutzes berücksichtigt werden. Das fängt bereits bei dem Versenden von Einladungen an und geht bis zur Nachbereitung von einer Veranstaltung hinaus.

Der Datenschutz ist bereits im Vorfeld einer Veranstaltung zu berücksichtigen. Die einzelnen Verarbeitungen müssen konkret herausgearbeitet werden, denn nur so kann eine Hochschule Veranstaltungen datenschutzkonform organisieren und erfolgreich abschließen.

Nachfolgend sind einige Beispiele aus dem Bereich der Veranstaltungsorganisation aufgeführt, die die datenschutzrechtlichen Herausforderungen verdeutlichen.

Anmeldung zu einer Veranstaltung

Die Hochschule lädt ein: Als Veranstalter von Tagungen, Festakten, Workshop, Wissenschaftliche Konferenz laden die Hochschule heutzutage die Gäste oder Teilnehmer online über ein entsprechendes Anmeldeformular ein.

Möchte sich eine Person zu einer dieser Veranstaltungen anmelden, werden in der Regel im Anmeldeprozess Personenbezogene Daten erhoben. Zusätzlich fragen Hochschulen an dieser Stelle auch, ob die anmeldende Person Interesse daran hat, dass deren Kontaktdaten in der Teilehmerliste erscheinen und ob auch über zukünftige Veranstaltungen informiert werden soll. Das alles sind einzelne Datenverarbeitungen, über die rechtzeitig und im vorwege informiert werden müssen. Dabei muss der Anmeldeprozess zu den weiteren Datenverarbeitungen gesondert betrachtet werden.

Bereits bei der Anmeldung oder Registrierung zu einer Veranstaltung werden personbezogene Daten erhoben und somit verarbeitet. Somit muss zu Beginn über die Datenverarberung informiert werden. Da es aber nicht zumutbar ist, vor einer Anmeldung eine komplette Datenschutzinformation abzubilden, kann sich die Hochschule mit einer Form eines sog. Medienbruchs helfen und die Bereitstellung der Datenschutzinformation erfolgt dann in zwei Schritte: Zu Beginn der Erhebung sollte bereits eine Kurzinformation über die Ersterhebung hinterlegt sein: „Zur [Angabe zum Zweck der Datenerhebung, z.B.: Durchführung und Bestätigung Ihrer Anmeldung“] sind die Angaben auf den Folgeseiten erforderlich (Pflichtangaben sind mit (*) markiert. Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere bei der Erhebung, sind auf dieser Seite zu finden [als Link (Link einfügen), oder „in Papierform ausgelegt“].“

Im Anschluss an diesen ersten Hinweis werden dann die notwendigen Daten abgefragt, wie: Name, E-Mail, Rechnungsanschrift usw. Im Anschluss an diese erste Eingabe hat man die Möglichkeit, in die weitere Verwendung dieser Daten einzuwilligen. Zum Beispiel in die Veröffentlichung von Kontaktdaten in die Teilnehmerliste oder auch in die Speicherung der E-Mail-Adresse, für die Einladung zu weiteren Veranstaltungen. Abschließend muss die Information zum Datenschutz bei der Erhebung mitgeteilt und zur Verfügung gestellt werden. Wie das Ganze aussehen kann, sehen sie im Video.

An dieser Stelle muss der Anmeldeprozess als auch die weiteren Datenverarbeitungen im Rahmen einer Anmeldung einzeln betrachtet werden: Für die Anmeldung, also für die Erhebung der eigentlichen Anmeldedaten, wird als Rechtsrundlage, sofern es sich bei der Durchführung der Veranstaltung um die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse handelt, Art. 6 Absatz 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Absatz 3 DSGVO in Verbindung mit dem HmbDSG herangezogen. Alle Angaben, die im Anmeldeprozess keine Pflichtangaben sind, können sich nur auf den Art. 6 Absatz 1 lit. a DSGVO stützen. Darunter fällt auch die Verarbeitung der pbD für die Teilnehmerliste und das Zusenden von zukünftigen Einladungen.

Fotografieren auf Veranstaltungen

Ist geplant, eine Veranstaltung an der Hochschule auszurichten, und es soll im Anschluss darüber mit Bildern berichtet werden? Vielleicht sollen auch Folgeveranstaltungen bildlich untermalt werden? Auch hier muss man die Vorgaben der DSGVO beachten. Denn: Bildaufnahmen sind zunächst nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO verboten, wenn sie nicht auf eine Einwilligung oder auf eine andere Rechtfertigung gestützt werden können.

Fotos von Hochschulmitarbeiter*innen oder Studierenden für die hochschuleigene Webseite veröffentlichen? Gruppenbilder zur Veranschaulichung von Projekten oder Forschungsvorhaben? Immer wieder werden Fotos von Kolleginnen und Kollegen gemacht. Sei es ein Portrait-Foto für die Website oder ein Gruppenfoto zur Präsentation, solche Fotos sind dann automatisch weltweit im Internet zugänglich.

Sofern keine Einwilligung der auf dem Foto abgelichteten Person/en vorliegt, ist diese Anfertigung als auch die Veröffentlichung solcher Fotos unrechtmäßig. Die betroffenen Personen haben dann u.a. einen Anspruch auf Löschung dieser Fotos.


Rechtsgrundlage: Eine gesetzliche Grundlage ist in diesem Fall nicht anwendbar, so dass die Anfertigung als auch die Veröffentlichung auf die Einwilligung gestützt werden muss. Fragen Sie die Kollegen bitte immer vorher, ob sie der Erstellung eines Bildes zustimmen. Eine Einwilligung muss nicht zwingend schriftlich erteilt werden, dies kann aber im Streitfall sinnvoll sein (eine einfache E-Mail kann hierfür eventuell ausreichen).

Ein datenschutzgerechter Umgang mit Bildern ist insbesondere dann auch wichtig, wenn auf einer hochschulspezifische Veranstaltung Bilder zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit (Veröffentlichung von Fotos auf der Uni-Webseite etc.) gemacht werden sollen.


Rechtsgrundlage: Eine Hochschule hat im Rahmen ihrer Aufgabe, die in HmbHG verankert ist, die Aufgabe, die Öffentlichkeit über bestimmte Vorhaben zu informieren. Hier kann an dieser Stelle somit eine gesetzliche Ermächtigung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten stehen. Allerdings ist diese nicht ausufernd zu betrachten. Hier ist eine pauschale Antwort nicht möglich und man muss den Einzelfall betrachten. Sofern Situationsaufnahmen gemacht werden, die die Stimmung einer Vernastltung wiedergeben sollen, und Menschen nicht unbedingt im DEtail zu erkennen sind, aknn die Hochschule gegebenenfalls diese Rechtsgrundlage heranziehen. Sobald aber Menschen zu erkennen sind, sollte an dieser Stelle die Einwilligung eingeholt werden.

Eine Einwilligung muss auch hier nicht zwingend schriftlich erfolgen. Die DSGVO ermöglicht es, die Einwilligung elektronisch, mündlich oder sogar konkludent (z.B. durch Posieren oder Lächeln in die Kamera) abzugeben. Jedoch muss der Verantwortliche für den Fall, dass die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ferner hat der Verantwortliche die betroffene Person vor Abgabe der Einwilligung darauf hinzuweisen, dass sie das Recht hat, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bei Minderjährigen ist es erforderlich, dass die Einwilligung von den Erziehungsberechtigten erteilt wird.

Wie ist die Situation, wenn Familienangehörige die Bilder für ihr privates Album erstellen? Nein. Fotografien, die „durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“ (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) gemacht werden (sog. Haushaltsausnahme) fallen nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO. Hiervon sind z.B. Fotos erfasst, die für die eigene Erinnerung auf einer Familienfeier oder auch einer Schulveranstaltung gemacht werden. Dennoch sollte man die Persönlichkeitsrechte Dritter beachten, und private Bilder auf denen andere Personen zu sehen sind, nicht nutzen (z.B. in sozialen Medien veröffentlichen).

Sollten Sie keine Aufnahmen von sich wünschen, teilen Sie dies bitte der Fotografin bzw. dem Fotografen vor Ort mit.

Unsere Muster sollten ihnen als Vorlage dienen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um verallgemeinerte Formulierungen handelt, welche auf Ihre konkrete Veranstaltung angepasst werden müssen.

Um den Pflichten gemäß der DSGVO gerecht zu werden, empfiehlt es sich, bereits bei der Ankündigung der Veranstaltung oder auf der Einladung ausdrücklich auf die Aufnahme und Verarbeitung von Fotos hinzuweisen. In der Praxis bietet es sich an, entweder ein separates Informationsblatt beizulegen oder auf eine entsprechende Homepage zu verweisen, über welche die datenschutzrechtlichen Hinweise eingesehen werden können.

 

Bei Einzelaufnahmen von Personen oder kleineren Personengruppen ist es immer ratsam, mittels einer Einwilligungserklärung die spätere Verwendung der Aufnahmen abzusichern.

Das Filmen und Veröffentlichen von Lehrveranstaltungen

Mit wachsender Verfügbarkeit brauchbarer Tonaufnahmegeräte und Filmkameras (Camcorder, Mobiltelefone, etc.) steigt das Verlangen von Hochschulen und Studierenden, Lehrveranstaltungen zu filmen. Die Hochschulen möchten die Aufnahmen gerne in E-Learning-Plattformen oder ins Internet stellen, die Studierenden verwenden die Aufnahme meist als Lernhilfe und geben sie gerne auch Kommilitonen weiter, die die Vorlesung versäumt haben. Teilweise verteilen auch Unternehmen Tonaufnahmegeräte an Studierende, damit diese den Vorlesungstext aufzeichnen, der dann von den Unternehmen abgetippt und als Skript verbreitet wird.

Mit der Aufzeichnung sind schon mehrere Rechtsgüter betroffen.

Lehrveranstaltungen dürfen also nur mit Erlaubnis des Dozenten aufgenommen und verbreitet bzw. öffentlich wiedergegeben werden. Wer in Lehrveranstaltungen Ton-, Foto- oder Filmaufnahmen machen möchte, muss den Dozenten vorher fragen. Auch ist mit dem Dozenten zu klären, was mit der Aufnahme geschehen darf. Dies gilt für Studierende genauso wie für Hochschuleinrichtungen. Auf der Sicheren Seite ist man mit einer schriftlichen Erlaubnis des Dozenten.

Umsetzung der Informationspflichten

Auf eine geplante Veröffentlichung (Verbreitung) von Bildern muss genauso hingewiesen werden, wie auf die Erstellung von Bildern (Anfertigung), denn beides ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Den Betroffenen sind sämtliche Informationen des Art. 13 DSGVO mitzuteilen. Das bedeutet, es ist also über die Zwecke, für die die Fotos verarbeitet werden sowie über die Rechtsgrundlage zu informieren. Auch ist darüber zu informieren, ob die Fotos ggf. an Dritte weitergegeben werden. Ferner ist über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten erhoben werden sollen, das Recht auf Auskunft bzw. Berichtigung und Löschung, auf das Recht, die Einwilligung (sofern die Rechtsgrundlage eine Einwilligung ist) jederzeit zu widerrufen sowie über das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde zu informieren.

Sofern Einladungen verschicken werden, kann die Hochschule im Vorfeld bereits im Einladungsschreiben daraufhinweisen, dass im Rahmen der Veranstaltung zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit Fotoaufnahmen angefertigt werden und, dass diese (und vor allem wo) veröffentlicht werden. Zusätzlich sollte der Hinweis enthalten sein, dass man sich an den Fotografen wenden möge, wenn man nicht fotografiert werden möchte. Darüber hinaus sollten Kontaktdaten für weitere Fragen angegeben werden. Ein solcher Hinweis sollte auch (ggf. zusätzlich) auf einem webbasierten Anmeldeformular angebracht werden. Hilfreich ist es auch, den Fotografen auf der Veranstaltung selbst sichtbar zu machen, zum Beispiel mit einer entsprechenden Armbinde oder Weste, auf der "Fotograf" geschrieben steht. Außerdem sollten vor den Räumlichkeiten, in denen die Veranstaltung stattfindet, gut sichtbare Hinweise o.g. Art (idealerweise mit einem "Kamera"-Piktogramm versehen) angebracht werden. Auf der Veranstaltung selbst weisen Sie mit Aufstellern und/oder Aushängen auf die Fotoaufnahmen hin. Diese sollen gut sichtbar und durch den Teilnehmenden schnell zu erfassen sein. Beschränken Sie sich daher auf das notwendigste und verweisen auf die ausführlichen datenschutzrechtlichen Hinweise, welche Sie online und/oder auf einem separaten Aushang zugänglich machen.

Sollte die Hochschule zum Beispiel bei einer Veranstaltung gern eine Gesamtaufnahme des Auditoriums machen wollen, um zum Beispiel die Stimmung einzufangen, kann man vor Ort bestimmte Sitzplätze markieren, die definitiv nicht vom Fotografen erfasst werden.

Sofern im Rahmen der Veranstaltung Portrait-Aufnahmen (z.B. für Interviews) angefertigt werden, dann holen Sie bitte von den betroffenen Personen eine Einwilligung hierzu (sowie zur Veröffentlichung) ein. Diese muss nicht zwingend schriftlich erfolgen. Etwas "Schriftliches" kann aber zu Dokumentationszwecken im Streitfall sinnvoll sein. 

Weiterleitung von Daten

Was fällt darunter? Sofern zum Beispiel eine Eventmanagementfirma beauftragt wurde, die Gästebetreuung durchzuführen, handelt es sich meist in diesem Fall um eine Datenweiterleitung. Auch die interne Weiterleitung der Daten in die Haushaltsabteilung einer Hochschule zu Abrechnungszwecken ist eine Weiterleitung von personenbezogenen Daten. Über all diese verarbeitungsschritte muss im Rahmen der Informationspflichten nachgekommen werden.

Stand: 08.12.2022
Author: Lille Bernstein